Immer mehr Rechnungen erreichen Unternehmen in elektronischer Form, als XRechnung oder ZUGFeRD. Mit diesem Wandel steigen die Anforderungen an Archivierung, Dokumentation und Organisation der Belege erheblich. Wichtige Frist: Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen oberhalb der maßgeblichen Umsatzgrenze von 800.000€ gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Daher benötigen Sie geeignete Prozesse und Systeme, um E-Rechnungen zu empfangen und sicher aufzubewahren, um keine erheblichen Konsequenzen zu riskieren. Das Problem in der Praxis: In vielen Unternehmen werden E-Rechnungen lediglich ausgedruckt, unsystematisch gespeichert oder die dazugehörigen E-Mails nach einiger Zeit gelöscht. Eine Verfahrensdokumentation, die die internen Abläufe wie Empfang, Prüfung, Freigabe und Archivierung klar beschreibt, fehlt häufig vollständig. Die Risiken: In der Betriebsprüfung können E-Rechnungen nicht oder nur unvollständig vorgelegt werden. Der Vorsteuerabzug wird versagt, wenn Nachweise fehlen oder Rechnungen nicht mehr eindeutig nachvollziehbar sind. Die Finanzverwaltung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung bezweifeln und Zuschätzungen vornehmen. Die Lösung: DATEV Unternehmen online + Verfahrensdokumentation Mit DATEV Unternehmen online schaffen Sie die technische Grundlage für eine rechtssichere Belegverarbeitung: Belege werden revisionssicher im Originalformat archiviert. Rechnungen sind strukturiert und jederzeit schnell auffindbar. Standardisierte Workflows für Prüfung, Freigabe und Zahlung lassen sich einrichten. Auf dieser Basis erstellen wir gemeinsam eine Verfahrensdokumentation, die Ihre tatsächlichen Prozesse beschreibt und die Anforderungen der GoBD vollständig erfüllt. Das stärkt Ihre Position bei einer Betriebsprüfung erheblich. Unser Angebot: Wir unterstützen Sie bei der Einführung bzw. Optimierung von DATEV Unternehmen online sowie bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation für Ihre Eingangsrechnungsprozesse. Sprechen Sie uns gerne an – je früher Sie handeln, desto besser vorbereitet sind Sie auf die Anforderungen ab 2027. Wir empfehlen Ihnen, ein separates E-Mail-Postfach einzurichten, das ausschließlich für den Empfang bzw. die Versendung von E-Rechnungen genutzt wird. Zum Beispiel: rechnungen@hof-mustermann.de

Auch die Rechnungen der LSO und des Verbandes müssen in Zukunft als E-Rechnungen versendet werden. Daher bitten wir Sie, uns Ihre E-Mail-Adresse mitzuteilen, an die künftig Ihre E-Rechnungen gesendet werden sollen. Teilen Sie uns Ihre E-Mail-Adresse(n) mit: per E-Mail an k.weber@landvolk‒osnabrueck.de oder info@landvolk‒osnabrueck.de oder direkt auf dieser Internetseite unter www.landvolk‒osnabrueck.de/registrierung‒e‒mailkommunikation